Scan&Sign – Papíralapú dokumentumok tömeges digitalizálása hitelesen


Amikor az eredeti dokumentum még papír alapon jött létre, felmerül később a kérdés, hogy vajon készíthető-e róla olyan digitális másolat, amely ugyanolyan hiteles, mint az eredeti. Természetesen igen a válasz, ha azt hitelesen jogszabálynak megfelelő módon és eljárással tudjuk digitalizálni (szkennelés és hitelesítés).

Ebben nyújt segítséget a jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő - Konica Minolta színes multifunkciós eszközökkel (pl. bh C251i) integrálható - Scan&Sign rendszer, mely biztosítja, hogy a digitális másolatok ugyanolyan joghatással bírjanak, mint az eredeti papíralapú dokumentumok. Innovatív megoldásként beépül a Konica Minolta multifunkcionális nyomtató-szkennerek kezelőszoftverébe, így könnyen használható és hatékony segítséget nyújt a papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus konverziójához.

A hitelesen digitalizált dokumentumainkat már egyszerűbben tudjuk nyilvántartani, a visszakereshetőség és a hosszútávú dokumentum hitelesség megőrzés is egyszerűbbé válik, ellentétben a papíralapú idejétmúlt megoldásokkal. A hiteles elektronikus másolatok létrehozásával csökkenhet a papír alapon megőrzendő dokumentumok mennyisége és nyomtatási/tárolási költsége is, továbbá az iratok fizikai károsodásának, megsemmisülésének esélye is minimalizálható. A megoldás a személyes és a szervezeti e-aláírást (bélyegzés) is támogatja.


 

MIÉRT SCAN&SIGN

MIÉRT SCAN&SIGN

 

Miért érdemes a Scan&Sign szolgáltatást választani?


 


Megfelel valamennyi hatályos jogszabálynak

A Scan&Sign rendszer teljes mértékben megfelel a hatályos törvényi előírásoknak, beleértve a konverziós rendeletet (451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletet). A jogszabályi megfelelés biztosítja, hogy a digitális másolatok joghatása megegyezzen az eredeti papíralapú dokumentumok joghatásával.


Költséghatékony

A digitális másolatok létrehozásával csökken a papíralapú dokumentumok tárolási és logisztikai költsége. Ezzel párhuzamosan csökken az iratok fizikai károsodásának és megsemmisülésének esélye is.


Könnyen kereshető

A hitelesen digitalizált dokumentumok egyszerűbben nyilvántarthatók és visszakereshetők, köszönhetően a beépített OCR modulnak, amely lehetővé teszi a dokumentumon belüli tartalmi keresést.
 


Biztonságos

A rendszer zárt informatikai környezetben működik, biztosítva a digitális dokumentumok biztonságát és integritását. A dokumentumok nem kerülnek ki a biztonságos, védett vállalati környezetből.
 

FUNKCIONALITÁS

FUNKCIONALITÁS

 

A Konica Minolta színes multifunkciós eszközökkel integrálható, magas performanciával rendelkező szkennelő és hitelesmásolatkészítő-rendszer.

A Scan&Sign fő funkciói


Automatikus és manuális digitalizálás: A Scan&Sign rendszer támogatja mind az egyedi, mind a tömeges dokumentum digitalizálást. Automatikus másolatkészítés esetén elegendő véletlenszerű mintavételezéssel ellenőrizni az eredeti és a másolati dokumentumok egyezőségét.

Aszinkron működésre is képes: A feldolgozás a háttérben történik, így a felhasználó folytathatja munkáját a következő dokumentum beolvasásával, anélkül, hogy meg kellene várnia a feldolgozás végét.

Hitelesítési záradék és elektronikus aláírás: Az elektronikus másolatokat a jogszabályokban meghatározott hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással látja el, így biztosítva azok joghatását.

Rugalmasság és integráció: A rendszer könnyen integrálható külső rendszerekhez, és offline, valamint online környezetben is működik. Az email értesítők és a hitelesítési záradékok testre szabhatók, a dokumentumok tárolási helye konfigurálható.

Felhasználói jogosultságok kezelése, státuszok nyomon követése: A rendszer biztosítja a biztonságos és hiteles felhasználói azonosítást, valamint az elkészült dokumentumok státuszáról email értesítést küld a másolat készítőjének.


Nagy teljesítmény: Akár 1500 oldalas dokumentumok feldolgozása is lehetséges egy folyamatban, 300 dpi felbontással, garantálva a nagy mennyiségű dokumentumok gyors és hatékony digitalizálását. A rendszer igény szerint bővíthető, a szkennerek száma változtatható.

FELHASZNÁLÁS

FELHASZNÁLÁS

A Scan&Sign megoldás felhasználási területei

Céges iratok

Beszállítói szerződések, ügyfélszerződések, teljesítési igazolások, jegyzőkönyvek, társasági iratok, szabályzatok, jegyzőkönyvek, határozatok

HR dokumentumok

Munkaszerződések, munkaköri leírások, M30- a kifizető összesített igazolása szja bevalláshoz, munkáltatói nyilatkozatok, cafeteria nyilatkozat

Pénzügyi dokumentumok

Számlák, számviteli bizonylatok, költségtérítési iratok, számviteli nyilvántartások, könyvvizsgálati anyagok

A papíralapú dokumentumok megsemmisítése

Automatikus másolatkészítés esetén csak az elkészült hiteles elektronikus másolat olvashatóságának (megnyithatóságának) ellenőrzését követően van lehetőség az eredeti papír alapú példány megsemmisítésére, amennyiben azt jogszabály lehetővé teszi és az eredeti példány megőrzését egyéb érdekek (így például az átalakított dokumentummal kapcsolatos esetleges igényérvényesítés) nem kívánják meg. Az eredeti dokumentumok megsemmisítésének szempontjait érdemes szabályzatban rögzíteni, különösen, ha az eredeti példányok megőrzésére nincs törvényi kötelezettség.

RENDSZERMŰKÖDÉS

RENDSZERMŰKÖDÉS


A szolgáltatás és a rendszer működése

 

A Microsec e-Szignó komplex hitelesítő megoldásával és a Colorspectrum PrimoNext alkalmazás együttes működésével jön létre a Scan&Sign rendszer, mely az elektronikus hiteles másolatkészítést valósítja meg, mely a Konica Minolta típusú színes multifunkciós eszközökkel együttműködő (pl. bizhub C251i) integrálható megoldás. A rendszer egyértelmű bizonyítékot szolgáltat arról, hogy egy adott papíralapú dokumentum a zárt rendszerben került digitalizálásra.

A Scan&Sign komplex, hitelesmásolatkészítő-rendszer többféle konfigurációban is elérhető. A rendszer működhet: online vagy offline.

A rendszer online működése

A rendszer offline működése