Amikor az eredeti dokumentum még papír alapon jött létre, felmerül később a kérdés, hogy vajon készíthető-e róla olyan digitális másolat, amely ugyanolyan hiteles, mint az eredeti. Természetesen igen a válasz, ha azt hitelesen jogszabálynak megfelelő módon és eljárással tudjuk digitalizálni (szkennelés és hitelesítés).

Ebben nyújt segítséget a jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő - Konica Minolta színes multifunkciós eszközökkel (pl. bh C251i) integrálható - Scan&Sign rendszer, mely biztosítja, hogy a digitális másolatok ugyanolyan joghatással bírjanak, mint az eredeti papíralapú dokumentumok. Innovatív megoldásként beépül a Konica Minolta multifunkcionális nyomtató-szkennerek kezelőszoftverébe, így könnyen használható és hatékony segítséget nyújt a papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus konverziójához.

A hitelesen digitalizált dokumentumainkat már egyszerűbben tudjuk nyilvántartani, a visszakereshetőség és a hosszútávú dokumentum hitelesség megőrzés is egyszerűbbé válik, ellentétben a papíralapú idejétmúlt megoldásokkal. A hiteles elektronikus másolatok létrehozásával csökkenhet a papír alapon megőrzendő dokumentumok mennyisége és nyomtatási/tárolási költsége is, továbbá az iratok fizikai károsodásának, megsemmisülésének esélye is minimalizálható. A megoldás a személyes és a szervezeti e-aláírást (bélyegzés) is támogatja.