YSoft SafeQ
Átfogó nyomtatás és szkennelésmenedzsment
Nyomtatás, szkennelés, felhasználók és költségek kezelése egy rendszerben
A nyomtatással és szkenneléssel kapcsolatos feladatok kezelése bármely szervezet számára összetett kihívás lehet.
A nyomtatásnak egyszerűnek kell lennie, hogy ne akadályozza a munkavégzést és a produktivitást. Ugyanakkor fontos, hogy kontroll alatt tartsa a nyomtatási költségeket, elkerülje a pazarlást, és csökkentse annak kockázatát, hogy bizalmas információk illetéktelen kezekbe kerüljenek.
Ha – sok mai szervezethez hasonlóan – Ön is a digitális transzformáció útján jár, akkor a szkennelésnek ugyanolyan egyszerűnek kell lennie, mint a nyomtatásnak. Ez magában foglalja a dokumentumok automatizált, célzott továbbítását a megfelelő rendeltetési helyekre, az átlátható dokumentumkezelést, valamint az elektronikus dokumentumok gyors és célzott elérhetőségét azok számára, akiknek valóban szükségük van rájuk.
Mindezt egyetlen megoldással biztosítja a Konica Minolta YSoft SAFEQ – egy átfogó nyomtatás‑ és szkennelésmenedzsment rendszer, amely integrálódik a bizhub multifunkciós nyomtatókkal (MFP‑kkel) és más eszközökkel, beleértve a gyártóberendezéseket is. A megoldás segítségével Ön képes lehet:
- Rugalmasabbá, hatékonyabbá és biztonságosabbá tenni a nyomtatást és a dokumentum‑digitalizálást
- Áttekinteni és kezelni a nyomtatási és dokumentumfeldolgozási költségeket
- Javítani az információbiztonságot
- Központosítani a felhasználókezelést
Ügyfél előnyök
A YSoft SAFEQ megkönnyíti a szervezetek számára a nyomtatási és szkennelési folyamatok teljes körű kontrollját. A központi felhasználókezelés lehetővé teszi a hozzáférési jogosultságok kezelését (például színes nyomtatáshoz vagy meghatározott eszközökhöz), továbbá biztosítja a felhasználói hitelesítés kötelező alkalmazását a nyomtatási feladatok kiadásakor.
A felhasználói azonosítás nemcsak javítja az információbiztonságot és csökkenti a felesleges nyomtatást, hanem rugalmasságot is biztosít és növeli a produktivitást, mivel a felhasználók a hálózaton belül bármely eszközre nyomtathatnak. Lehetőség van továbbá mobil eszközökről történő nyomtatás engedélyezésére is.
A szkennelési folyamatokat automatizáló munkafolyamatok leegyszerűsítik a dokumentumok digitalizálását, és a digitális folyamatokat valódi hatékonyságnövelő eszközzé teszik. A beépített lehetőségek – például szkennelés saját mappába vagy e-mailbe – mellett egyedi szkriptek is használhatók, amelyek a digitalizált dokumentumokat különböző célhelyekre továbbítják, például helyben telepített dokumentumkezelő rendszerbe (DMS) vagy felhőalapú tárhelyre.
A beépített munkafolyamatok további funkciókat biztosítanak, többek között:
- optikai karakterfelismerést (OCR),
- képtisztítást és üres oldalak eltávolítását,
- kereshető PDF fájlok létrehozását,
- valamint szerkeszthető Microsoft Word vagy Excel dokumentumok készítését a további feldolgozáshoz.
YSoft SafeQ
Mivel a YSoft SAFEQ minden műveletet a felhasználóhoz köt Ön rendelkezni fog minden szükséges riporttal a nyomtatási és szkennelési folyamatok nyomon követéséhez, a költségek hozzárendeléséhez és visszaterheléséhez, valamint a költségkeretek és kvóták kezeléséhez.
- A nyomtatott és szkennelt dokumentumok egyszerűbb kezelése
- Hatékony, rendszergazda által kontrollált felhasználói hozzáférés
- Több telephelyen történő nyomtatás és nyomtatási roaming
- Nyomtatási és dokumentum‑digitalizálási szabályok, irányelvek és munkafolyamatok teljes kontrollja
- Magasabb szintű információbiztonság
- Hatékony költségmonitorozás és visszaterhelési menedzsment
- Kevesebb nyomtatáshoz kapcsolódó pazarlás
- Digitális transzformáció, automatizáció és elektronikus dokumentumfeldolgozás támogatása
Arquia Banca cuts the cost of print
Arquia Banca provides retail and investment banking services to companies, professionals and the self-employed all over Spain. To reduce its print-related costs, Arquia Banca invested in YSoft SafeQ 6.
"We had to take a leap forwards in our service by adopting technology that would save costs and optimise printing… The most important thing is to measure so we can then assess and act. Konica Minolta is providing us with the system to understand what is being printed and that offers personal printing control." — Jaume Esteve, Director of IT, Arquia Banca.
Concern Galnaftogaz simplifies printing, scanning and document security
Ukraine-based Concern Galnaftogaz operates a network of 400 filling stations and related services, including cafés, retail outlets, and petroleum storage and transportation services. They use bizhub MFPs and YSoft SafeQ at their 29 offices. Employees authenticate at the device to release their print, which allows them to print to any device, while keeping documents secure.
"Our employees can print, copy, scan, and recognise documents from anywhere with no need for unnecessary questions or actions.” — Mykola Horak, Head of Technical Support, Concern Galnaftogaz
