Ne engedje, hogy a nyomtatás és a nyomtatási költségek kikerüljenek az irányítása alól
Mérettől és iparágtól függetlenül minden szervezet hasonló alapvető kihívásokkal szembesül:
a költségek kontroll alatt tartása, a vállalati információk védelme, valamint a hatékony és zavartalan munkavégzés biztosítása.
A nyomtatás tipikusan az a terület, amely gyorsan kikerülhet az irányítás alól – különösen akkor, ha nem látható, ki mit nyomtat, mely felhasználók vagy csapatok végeznek aránytalanul sok nyomtatást vagy másolást, és mennyibe kerül mindez valójában.
Az át nem vett dokumentumok felesleges költséget és erőforrás pazarlást jelentenek, miközben érzékeny információk is illetéktelen kezekbe kerülhetnek. Ha pedig egy eszköz meghibásodik, nem mindegy, mennyire egyszerű a felhasználók számára másik nyomtatóra átváltani a kieső idő minimalizálása érdekében.
Ezek a problémák – és számos további kihívás – hatékonyan kezelhetők egy átfogó nyomtatásmenedzsment megoldással, amely teljes körű irányítást és védelmet biztosít a nyomtatási és szkennelési infrastruktúra felett.
Optimalizálja a munkafolyamatokat, és hatékonyabban kezelje a nyomtatási sorokat
A megoldás segítségével Ön képes lesz arra, hogy:
- Átfogó képet kapjon a szervezet nyomtatási, másolási és szkennelési tevékenységeiről
- Pontosan meghatározza, ki, mit és mikor nyomtat
- Kézben tartsa a költségeket nyomtatási szabályok és irányelvek bevezetésével
- Lehetővé tegye a felhasználók számára, hogy bármilyen eszközről, bármelyik nyomtatón dolgozzanak
- Felhasználói azonosítással védje az információkat, miközben csökken a pazarlás
Vegye kézbe az irányítást, szerezzen pontos rálátást, növelje a rugalmasságot
A megfelelő nyomtatásmenedzsment megoldás kiválasztásakor érdemes olyan funkciókat és képességeket keresni, amelyek valóban illeszkednek a szervezet működési és IT elvárásaihoz.
Az alábbi szempontokat mindenképpen érdemes figyelembe venni:
Felhasználói azonosítás
A központilag kezelt azonosítás biztosítja, hogy a felhasználóknak a nyomtatási feladat kiadásához hitelesíteniük kell magukat az eszköznél.
Ez nemcsak megvédi az érzékeny információkat az illetéktelen hozzáféréstől, hanem csökkenti a felesleges nyomtatást is. Emellett a felhasználók bármely hálózatra csatlakoztatott nyomtatóra elküldhetik a feladataikat, és ott vehetik át, ahol számukra a legkényelmesebb.
Egyes nyomtatásmenedzsment megoldások a mobil eszközökről történő biztonságos nyomtatást is egyszerűvé teszik – beleértve a BYOD ( Bring your own device ) környezeteket –, valamint lehetőséget adnak arra, hogy vendégek és látogatók is nyomtathassanak, anélkül, hogy ez a vállalati infrastruktúra biztonságát veszélyeztetné.
Monitorozás és riportálás
Lehetővé teszi a használat valós idejű nyomon követését és ellenőrzését, rendszeres, ütemezett vagy igény szerinti riportokon keresztül.
Minden szükséges adat rendelkezésre áll ahhoz, hogy azonosítsa és kivizsgálja az indokolatlanul nagy volumenű vagy rendellenes használatot, akár felhasználói, akár osztályszinten.
Emellett vezetői riportok is készíthetők, amelyek felsővezetői szintű összefoglalót adnak, és támogatják a fenntarthatósági célokhoz szükséges adatszolgáltatást is. .
Felhasználó és költségmenedzsment
A költségek pontos kezelése és visszaterhelése megvalósítható azzal, hogy a felhasználókat költséghelyekhez rendeli, vagy lehetőséget ad arra, hogy a dokumentum nyomtatása előtt kiválasszák a megfelelő költséghelyet, számlázási vagy projektkódot.
Emellett külön árlisták rendelhetők az egyes eszközökhöz, költséghelyekhez és felhasználókhoz, így a költségek részletesen és átláthatóan kezelhetők.
Nyomtatási szabályok és irányelvek kialakításával tovább szigorítható a költségkontroll. Meghatározható például, hogy eltérő felhasználói szerepkörök milyen eszközökhöz és funkciókhoz férhetnek hozzá.
Beállítható az alapértelmezett kétoldalas nyomtatás minden felhasználó számára, vagy a színes nyomtatás korlátozása meghatározott szerepkörökre.
Költségelszámolás és költségkeret menedzsment
A költségek átlátható kontrollja és a rugalmasság biztosítása érdekében a nyomtatásmenedzsment megoldás lehetővé teszi nyomtatási keretek hozzárendelését a felhasználókhoz, valamint ezek utólagos feltöltését.
Olyan környezetben, mint például egy egyetem, ez azt jelenti, hogy a hallgatók alap nyomtatási kvótát kapnak, amelyet szükség esetén saját igényeik szerint bővíthetnek.
Nyomtatási sorok kezelése
Amennyiben a szervezet házon belüli nyomdát üzemeltet, a nyomtatásmenedzsment szolgáltatás az irodai és a termelési nyomtatási sorok hatékony kezelését egyaránt támogatja.
A megoldás egyszerűsíti a különböző telephelyeken működő, eltérő technikai igényű nyomtatási sorok kialakítását és üzemeltetését, így a teljes nyomtatási környezet több helyszínen is egységesen és kontrolláltan működtethető.
Nyomtatási és eszközbiztonság
2024-ben a kis és középvállalatok 63%-a számolt be legalább egy, nyomtatáshoz köthető adatbiztonsági incidensről az előző 12 hónap során.
A nyomtatásmenedzsment megoldásának olyan funkciókat kell tartalmaznia, amelyek segítenek a dokumentumok és az eszközök biztonságának növelésében.
Munkafolyamat menedzsment
Digitális transzformáció során a megoldásnak támogatnia kell hatékony szkennelési munkafolyamatok kialakítását is. Ez hozzájárul a munkavégzés hatékonyságának növeléséhez, valamint a folyamatok digitalizálásának elősegítéséhez.
30%
A központi felhasználó‑ és költségmenedzsment segítségével akár 30%-kal is csökkenthetők a nyomtatási szolgáltatások költségei*
*Forrás:https://www.ysoft.com/resources
Eljött az ideje, hogy a nyomtatási infrastruktúrát a felhőbe helyezze??
Ha a nyomtatási és szkennelési környezet, valamint a nyomtató‑illesztőprogramok saját üzemeltetése túl sok időt és erőforrást igényel, a nyomtatási infrastruktúra felhőbe költöztetése hatékony megoldást jelenthet. Ez jó kiindulópont lehet a felhőhasználat bevezetéséhez, vagy befejezheti a szervezet teljes felhőmigrációját.
A felhőalapú nyomtatási infrastruktúra biztonságos, megbízható és költséghatékony alternatívát kínál anélkül, hogy szükség lenne a meglévő nyomtatók, szkennerek vagy multifunkciós eszközök cseréjére.
További előnyként egyszerűen megvalósítható a vendégnyomtatás, az egyérintéses szkennelés felhőalapú tárhelyekre, valamint a jogszabályi előírásoknak – például a GDPR‑nek – megfelelő információbiztonság.
Előnyök röviden
Átlátható költségkontroll
A felhasználók, eszközök, nyomtatási funkciók, költségkeretek és kvóták hatékony, központi kezelése.
Biztonságos nyomtatási környezett
Csökkenti az eszközökhöz és az érzékeny vállalati információkhoz való illetéktelen hozzáférés kockázatát.
Valós idejű monitorozás
A problémás vagy túlterhelt nyomtatási pontok gyors azonosítása és célzott lépéseket tehet a nyomtatási szokások megváltoztatására.
Rugalmas riportálás
Könnyen értelmezhető riportok készítése a vezetői áttekintéshez; a riportadatok más formátumokba exportálhatók megosztás és további elemzés céljából..
Gyakori kérdések
Our Print Management solutions
YSOFT esettanulmányok
Dispacher Paragon esettanulmányok
Further reading
Six ways to reduce the environmental impact of your print infrastructure
Why your business should be embracing the exciting benefits of mobile print
AirPrint in the office: Print securely from your iPhone
Your guide to NIS2 and what it means for your organisation’s cybersecurity
