Dobozos munkafolyamat-automatizáló megoldások

KKV-szektor | SZERZŐDÉSTÁR

FELMÉRÉS ÉS KONZULTÁCIÓ
Főoldal SZERZODESTAR
 

SZERZŐDÉSTÁR-MEGOLDÁS

SZERZŐDÉSTÁR-MEGOLDÁS
Szerződéstárunk segítségével a vevői és szállítói szerződéseket valamint azok adatait egy olyan felhőalapú rendszerbe rögzítheti, ahol jogosultságuknak megfelelően a teljes szervezet könnyedén, távolról is megtalálja a számára fontos adatokat és fájlokat. A szerződésekkel kapcsolatos feladatkezelés transzparens és gyors, mindig mindenki tudja, hogy mivel és milyen feladata van. A megoldás olyan rugalmasságot biztosít, mellyel a mindennapi papíráradat megszűnik, gyorsabb, átláthatóbb és egyszerűbb lesz a dokumentumokkal kapcsolatos munkavégzés, a visszakeresés pedig pillanatok alatt megtörténhet. A hatályosság figyelése lehetővé teszi, hogy cége ne fizessen már lejárt szerződések alapján, illetve hogy időben megtörténjen a határozott idejű szerződések módosítása vagy lemondása, aminek köszönhetően vállalata elkerülheti a váratlan költségeket.

KIHÍVÁSOK

  • A szerződések tárolása / kezelése papíralapon történik
  • A szerződés története, adatai nincsenek rögzítve vagy csak papíralapon
  • A szerződések nem mindig jutnak el a megfelelő címzettekhez
  • Elkallódó dokumentumok
  • Nem egyértelmű felelősök
  • Lejáró szerződések lemondása elmarad
  • A dokumentumokat a szervezeten belül papíron utaztatják
  • A visszakeresés nehézkes, nem megoldott, historikus adatok nem kerülnek tárolásra
  • A dolgozók olyan leveleket is láthatnak, amelyek érzékeny adatokat tartalmaznak

Mentesüljön Ön is a bosszantó kihívásoktól, első lépésként jelentkezzen felmérési és konzultációs programunkra!

FELMÉRÉS ÉS KONZULTÁCIÓ

MEGOLDÁSUNK

  • A dokumentumok egy digitális szerződéstárban kerülnek strukturáltan, metaadatokkal (leíró adatokkal, címkékkel) együtt.
  • A strukturált dokumentumtárban bármelyik adat alapján lehet keresni, szűrni, sorba állítani, riportálni, így a keresett dokumentumok könnyen megtalálhatók.
  • Mindig transzparens, hogy ki a felelőse egy dokumentumnak, neki milyen határidővel, milyen feladata van azzal kapcsolatban.
  • Minden dokumentum a rendszerbe kerül, így nincsenek elveszett küldemények.
  • A dokumentum digitálisan utaznak, így gyakorlatilag nincs átfutási idő és nincsenek eltűnő fájlok.
  • A keresés a dokumentumok tartalmában is megoldható, így szélesíthető a találati arány, rövidíthető a megtalálási idő.
  • Csoportszintű jogosultságkezelés, így mindig mindenki csak azt látja, amire jogosult.
  • A hatályosság automatikus figyelésével időben meghosszabbításra vagy lemondásra kerülhetnek a szerződések.

FELMÉRÉS ÉS KONZULTÁCIÓ

ÜGYFÉLELŐNYÖK

  • Minden egy helyen, strukturáltan.
  • Dokumentum életciklusának követése.
  • Digitális dokumentumkép, keresés akár a tartalom alapján is.
  • Elektronikus folyamatok, transzparens felelősségi kör és határidőkövetés.
  • Gyorsabb átfutási idő.
  • Minden érintett időben értesül a dokumentumokról.
  • Csoportszintű jogosultságkezelés.
  • Egységes, felhasználóbarát, könnyen használható, böngészőből elérhető felület, Microsoft-alkalmazásokkal.
  • A rendszer egyedi igényekre is kiterjeszthető. Az üzemeltetés támogatását és a rendszer igényeknek megfelelő testreszabását a Konica Minolta szakemberei biztosítják.
 

Élvezze Ön is a digitalizációs megoldások előnyeit, első lépésként jelentkezzen felmérési és konzultációs programunkra!

FELMÉRÉS ÉS KONZULTÁCIÓ

INNOVATÍV MEGOLDÁSUNK MŰKÖDÉS KÖZBEN

TAPASZTALATAINK

TAPASZTALATAINK


A dokumentumok visszakeresésére fordított idő
egyes esetekben 90%-kal csökkent. 


A dokumentumok és feladatok átfutási ideje
egyes esetekben kb. 60%-kal csökkent.


Az elkallódó dokumentumok száma
egyes esetekben 2%-ra csökkent. 


A dolgozók elégedettsége
a rugalmas munkavégzés miatt nőtt.
* A vállalati szokásoktól függően.
FELMÉRÉS ÉS KONZULTÁCIÓ

előtte vs. utána

előtte vs. utána



MEGVALÓSÍTÁS ELŐTT

 

  • Papíralapú dokumentumkezelés

  • Dokumentumok tárolása manuálisan történik papíralapon és hálózati meghajtón

  • Visszakeresési nehézségek



VS.



 DIGITALIZÁCIÓ 



MEGVALÓSÍTÁS UTÁN

 
  • Digitális dokumentumkezelés
  • Adatok megadása egyszerű űrlapok segítségével
  • Tartalmában is kereshető PDF-ek generálása és digitális tárolása

  • Szerződések jóváhagyása sok időt vesz igénybe

  • Manuális, papíralapú folyamat

  • Elkallódó dokumentumok
  • Lejárt, de még futó szerződések


FOLYAMATTÁMOGATÁS 

  • Teljes mértékben digitalizált folyamat

  • Átfutási idők jelentős csökkentése

  • Mindenki időben értesül a feladatáról
  • A szerződés módosítása és az archiválási feladatok időben történnek meg

  • Nincs integráció


INTEGRÁCIÓ 
 

  • SharePoint-integráció dokumentumok tárolásához

KAPCSOLATFELVÉTEL

KAPCSOLATFELVÉTEL